POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

DESCRIPCIÓN GENERAL

Como parte de nuestro compromiso en la protección de datos personales, las empresas Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A., cumplen rigurosamente con los lineamientos establecidos por la normatividad vigente en Colombia en materia de protección de datos personales, de acuerdo con el artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, así como el Decreto 1074 de 2015, 090 de 2018 y demás normas que las modifiquen o adicionen.

Nuestro compromiso es garantizar la seguridad y confidencialidad de la información personal que manejamos, obteniendo siempre el consentimiento explícito de los titulares de los datos para su tratamiento y cumpliendo con las obligaciones legales en cuanto a la recolección, uso, circulación, supresión y entrega de información personal.

1. ALCANCE

Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. se encuentran comprometidas con la privacidad de la información personal de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados, accionistas y el público en general, por lo que esta política es de obligatorio cumplimiento para todas sus compañías, quienes actuarán como responsables del tratamiento de datos personales y garantizarán el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos.

Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. serán responsables del tratamiento de los datos personales, de acuerdo con lo establecido en la presente política.

2. DEFINICIONES

3. DESARROLLO DE LA POLÍTICA

3.1 Principios rectores aplicables al tratamiento de datos personales

• Legalidad: Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. son conscientes del tratamiento reglado al que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012, que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Finalidad: Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. tratarán los datos con una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al Titular.
• Consentimiento informado o principio de libertad: Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. ejercerán el tratamiento de datos personales únicamente con el previo consentimiento, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Calidad o veracidad del dato: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. En Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. está prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Transparencia: Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. garantizan el derecho al Titular del dato a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos personales que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: El tratamiento estará sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley con excepción de la información pública. Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. no pondrán a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Seguridad del dato personal: Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. manejarán la información sujeta a tratamiento con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de datos públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en los términos de esta.

3.2 Identificación del responsable del tratamiento

3.2.1 Espumas Medellín S.A.

• Espumas Medellín S.A.
• NIT: 890.921.665-9
• Teléfono: (604) 4441423
• Correo electrónico: protecciondedatos@espumasmedellin.com.co
• Dirección: Cra 48 No. 98 sur – 05 Variante a Caldas Km3 – La Estrella, Antioquia

El Titular podrá radicar solicitudes relacionadas con sus derechos ante el oficial de cumplimiento mediante el correo protecciondedatos@espumasmedellin.com.co. Si no cuentan con dispositivos digitales, podrán ejercer sus derechos directamente en cualquiera de nuestras oficinas a nivel nacional en horario de lunes a viernes de 7:00 am a 5:00 pm.

3.2.2 Espumados del Litoral S.A.

• Espumados del Litoral S.A.
• NIT: 800.177.119-1
• Teléfono: (605) 3197430
• Correo electrónico: protecciondedatos@espumadosdellitoral.com.co
• Dirección: Calle 110 No. 9G-520 Avenida Circunvalar KM7. – Barranquilla, Atlántico

El Titular podrá radicar solicitudes relacionadas con sus derechos ante el oficial de cumplimiento mediante el correo protecciondedatos@espumadosdellitoral.com.co. Si no cuentan con dispositivos digitales, podrán ejercer sus derechos directamente en cualquiera de nuestras oficinas a nivel nacional en horario de lunes a viernes de 7:00 am a 5:00 pm.

3.3 Autorización del titular para recolección y tratamiento de datos

Con anterioridad y/o al momento de la recolección de los datos personales, Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. solicitarán al Titular su autorización previa, expresa e informada, indicando:

• Finalidad de la recolección del dato.
• Derechos de los Titulares y medios para ejercerlos.
• Identificación de las empresas Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A.
• Ubicación de la política de tratamiento de datos personales.

La autorización podrá obtenerse por medios electrónicos, escritos u orales que permitan conservar prueba de la misma. Sin autorización previa, se abstendrá de recolectar y tratar los datos, salvo en los casos previstos por la ley:

• Información requerida por entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

3.4 Tratamiento de la información y finalidad

La información incorporada en las bases de datos de Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. será recolectada y tratada conforme a la normatividad vigente con las siguientes finalidades:

3.4.1 Clientes

• Validar y verificar la identidad de clientes y prospecto de clientes para el ofrecimiento de un bien, producto o servicio.
• Ejecutar relaciones contractuales con clientes de acuerdo con el desarrollo de su objeto social.
• Evaluar la calidad del servicio prestado a sus usuarios.
• Enviar información relativa a temas de comercialización, publicidad y/o promoción de bienes, servicios y/o productos a través de: correo electrónico, correo físico (certificado), mensajes de texto, llamada telefónica y redes sociales.
• Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, corrupción, soborno, fraude o actividades ilegales.
• Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales o datos públicos que tengan como función la administración de datos de esta naturaleza.
• Otorgar garantía sobre los productos y servicios adquiridos según la ley aplicable.
• Desarrollar e implementar programas de fidelización y/o mejora de los productos y servicios para los clientes.
• Realizar actividades de video vigilancia.
• Gestionar las consultas, quejas y reclamos presentados por los Titulares de datos personales respecto de los servicios y productos ofrecidos por las Compañías.
• Gestionar transacciones electrónicas con pasarelas de pago.

3.4.2 Empleados y aspirantes

• Efectuar todo el proceso de evaluación, escogencia y vinculación laboral del recurso humano, además del registro en las bases de datos del personal vinculado.
• Realizar estudios a nivel organizacional sobre clima laboral, incremento salarial y demás políticas laborales a desarrollar.
• Soportar procesos de revisoría fiscal y en general cualquier auditoria a nivel corporativo.
• Para cualquier otro indicado en la autorización otorgada por el Titular para el manejo de datos o descritos en el aviso de privacidad a que haya lugar.
• Suministrar, entregar, compartir, enviar información para ejercer el derecho sobre cualquier acreencia que se halla pactado con anterioridad o en la actualidad con Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A.
• Realizar actividades requeridas por el área de Gestión Humana, incluyendo, pero sin limitarse a: la identificación plena del empleado o aprendiz, archivo y manejo de su información de contacto y de su información académica y profesional.
• La prevención de fraudes y lavado de activos, y el control de los mecanismos y protocolos de seguridad y videovigilancia de la infraestructura y de las instalaciones.
• Ofrecer programas de bienestar empresarial para los empleados y sus familiares, así como la comunicación de eventos y programas institucionales.
• Emitir certificaciones relativas a su condición de empleado.
• Compartir información con proveedores, consultores y contratistas con los que la Compañía desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social.
• Compartir los datos personales con las empresas Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. para ofrecer productos.

3.4.3 Proveedores y contratistas

• Realizar el proceso de selección y vinculación del proveedor.
• Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado y financiera a partir de los resultados del proveedor o contratista.
• Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del proveedor o contratista.
• Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, corrupción, soborno, fraude o actividades ilegales.
• Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales o datos públicos que tengan como función la administración de datos de esta naturaleza.
• Realizar actividades de video vigilancia.
• Gestionar las consultas, quejas y reclamos presentadas por los Titulares de datos personales.

4. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. recolectarán, almacenarán, usarán y/o circularán los datos durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables. Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de la normatividad vigente, se procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. Los datos personales serán conservados hasta cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual y lo establecido en las compañías para la custodia y transferencia documental.

En caso de presentarse cambios sustanciales, Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. presentará reportes y actualizaciones ante la SIC en el tiempo establecido en el marco legal; igualmente, para todos los reclamos formales realizados por los Titulares de los Datos.

5. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para atender el asunto.

Por lo anterior, en el caso que Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. recolecten y den tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos; para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en la presente política.

6. RESPONSABILIDADES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO (A NOMBRE DE OTRA ENTIDAD)

• Propender porque el responsable de la información esté autorizado para suministrar los datos personales.
• Garantizar al Titular, en todo momento, el efectivo ejercicio del derecho de los Datos Personales.
• Conservar de manera idónea y bajo condiciones de seguridad la información.
• Realizar continuamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• Actualizar la información reportada por los responsables dentro de los 5 días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información solamente a los entes y personas facultadas legalmente para ello.
• Cumplir con todos los lineamientos establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, con base en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

7.1 Derecho de acceso

Por medio del cual el Titular tendrá la facultad de acceder a los datos que se encuentren bajo la custodia de Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. pudiéndolos consultar de manera gratuita al menos una vez al mes y/o cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información. Solicitándolos al correo electrónico: protecciondedatos@espumasmedellin.com.co y protecciondedatos@espumadosdellitoral.com.co

7.2 Derecho a solicitar prueba de la autorización

Facultad de solicitar la prueba de la tenencia de la información, salvo en los casos que no se requiera.

7.3 Derecho a ser informado respecto al uso del dato personal

Conocer los datos de su propiedad bajo custodia de Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A.

7.4 Derecho de actualización, rectificación y supresión

Solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de sus datos personales.

7.5 Derecho de presentar solicitudes y reclamos

Temas relacionados con la regulación vigente en materia de Protección de Datos Personales.

7.6 Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión

Revocar su autorización o solicitar la eliminación de datos, siempre que no exista obligación legal o contractual que lo impida.

7.7 Derecho a presentar quejas ante la SIC

En los casos en que haya lugar frente a vulneraciones a la normatividad vigente. Aplica cuando no exista respuesta oportuna de la compañía frente a la solicitud del titular.

7.8 Derecho a requerir cumplimiento de órdenes de la SIC

Una vez se efectúen órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, se deberá obedecer y dar cumplimiento a las mismas por parte de Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A.

7.9 Derecho a abstenerse de responder sobre datos sensibles

Tiene derecho a abstenerse de dar respuesta sobre Datos Sensibles, lo que incluye datos personales de los niños, niñas y adolescentes.

8. DESCRIPCIÓN PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS

8.1 Atención de consultas

El Titular o el causahabiente podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A., en su calidad de responsables o encargados del tratamiento, debe suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta realizada por el Titular será atendida por Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. En caso de no ser posible atender la consulta en dicho tiempo, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento inicial.

8.2 Atención de reclamos

El Titular o el causahabiente que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 del 2012, podrán presentar un reclamo ante Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. el cual será tramitado dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. En caso de no ser posible atender la consulta en dicho tiempo, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento inicial.

• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente o pertenezca a un área diferente a la encargada de la protección de datos, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

9. PROHIBICIONES

• Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. prohíben el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de Datos Personales de carácter sensible sin autorización del Titular del Dato Personal.
• El incumplimiento de esta prohibición por parte de los colaboradores será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral, sin perjuicio de las acciones legales adicionales a que haya lugar.
• En los contratos con los proveedores, donde el objeto contratado tenga relación con Datos Personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente y negligentemente.
• Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. prohíben la cesión, comunicación o circulación de Datos Personales, sin el consentimiento del Titular del Dato o sin autorización de las compañías que lo integran.
• Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. prohíben circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. prohíben el Tratamiento de Datos Personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales. Todo Tratamiento que se llegare a hacer respecto de los Datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia.

10. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

Está prohibida la transferencia de Datos Personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de Datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

De manera excepcional se podrán realizar transferencias internacionales de Datos a las empresas Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. cuando:

• El Titular del Dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para realizar la transferencia.
• La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el Titular y Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. como responsables y/o encargados del Tratamiento.

11. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A LAS AUTORIDADES

Cuando las autoridades del Estado soliciten a las empresas Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A. el acceso y/o entrega de Datos de carácter Personal contenidos en cualquiera de sus bases de Datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los Datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos Datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran.

Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los Datos Personales entregados y los riesgos que conllevan su indebido uso e inadecuado Tratamiento.

12. ENTRADA EN VIGOR

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra vigencia a partir de la fecha de su publicación.