Espumas Medellín y Espumados del Litoral

Transparencia y cumplimiento

Documentación legal

Consulta las políticas y los lineamientos de Espumas Medellín S.A. sobre protección de datos personales, transparencia y ética empresarial, prevención LA/FT/FPADM y lucha contra la corrupción y el soborno.

Espumas Medellín

Política de tratamiento de datos personales
1. DESCRIPCIÓN GENERAL

Como parte de nuestro compromiso en la protección de datos personales, la empresa ESPUMAS MEDELLIN S.A., cumple rigurosamente con los lineamientos establecidos por la normatividad vigente en Colombia en materia de protección de datos personales, de acuerdo con el artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, así como el Decreto 1074 de 2015, 090 de 2018 y demás normas que las modifiquen o adicionen.

Nuestro compromiso es garantizar la seguridad y confidencialidad de la información personal que manejamos, obteniendo siempre el consentimiento explícito de los titulares de los datos para su tratamiento y cumpliendo con las obligaciones legales en cuanto a la recolección, uso, circulación, supresión y entrega de información personal.

2. ALCANCE

Esta política se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de ESPUMAS MEDELLIN S.A., considerada como responsable. Igualmente, en aquellos casos en que operen como encargadas del tratamiento de datos personales.

La política está dirigida a que toda contraparte (proveedor, cliente, colaborador, socio y/o accionista) tenga a su disposición la información necesaria y suficiente sobre los diferentes tratamientos y fines sobre los que serán objeto sus datos, así como los derechos que ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a ESPUMAS MEDELLIN S.A. cuando esta tenga el rol de responsable del tratamiento de sus datos personales.

3. DEFINICIONES
3.1 AUTORIZACIÓN:

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular del Dato para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

3.2 AVISO DE PRIVACIDAD:

Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la política de tratamiento de datos personales de ESPUMAS MEDELLIN S.A., la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

3.3 BASE DE DATOS:

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

3.4 DATOS BIOMÉTRICOS:

Son aquellos rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un individuo que lo identifican como único del resto de la población como huellas dactilares, geometría de mano o ADN.

3.5 DATO PERSONAL:

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

3.6 DATO PÚBLICO:

Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

3.7 DATO PERSONAL SEMIPRIVADO:

Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del Titular de la información.

3.8 DATO PERSONAL PRIVADO:

Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su Titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa.

3.9 DATOS SENSIBLES:

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

3.10 ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

3.11 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

3.12 TITULAR:

Clientes y prospecto de clientes, proveedores, contratistas, accionistas, aliados, visitantes, empleados, aprendices, candidatos de procesos de selección y cualquier otra persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por la empresa ESPUMAS MEDELLIN S.A.

3.13 TRANSFERENCIA:

La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

3.14 TRANSMISIÓN:

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por un encargado o por cuenta del responsable.

3.15 TRATAMIENTO:

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3.16 POLÍTICA DE TRATAMIENTO:

Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por ESPUMAS MEDELLIN S.A. de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.

3.17 PROTECCIÓN DE DATOS:

Son todas las medidas que se toman, tanto a nivel técnico como jurídico, para garantizar que la información de los usuarios de una compañía, entidad o de cualquier base de datos, esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a esta, por parte de personas no autorizadas.

3.18 RNBD:

El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.

3.19 SIC:

Siglas alusivas a la Superintendencia de Industria y Comercio.

4. DESARROLLO DE LA POLÍTICA
4.1 RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La empresa ESPUMAS MEDELLÍN S.A., actuará como responsables del tratamiento, por lo tanto, esta se encuentra identificada de la siguiente manera:

  • Espumas Medellín S.A.
  • NIT: 890.921.665-9
  • Teléfono: (604) 4441423
  • Correo electrónico: protecciondedatos@espumasmedellin.com.co
  • Dirección: Cra 48 No. 98 sur – 05 Variante a Caldas Km3 – La Estrella Antioquia.

De otra parte, ESPUMAS MEDELLÍN S.A., gestionaran las solicitudes realizadas por los Titulares de los datos, relacionadas con el ejercicio de sus derechos (consultar, reclamar, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización del tratamiento). Para tal efecto, el Titular del Dato, podrá radicar las solicitudes con el área de Tratamiento de Datos Personales denominada ante el oficial de cumplimiento mediante el correo electrónico: protecciondedatos@espumasmedellin.com.co Nota: Si las personas no tienen acceso a dispositivos digitales, las solicitudes relacionadas con el ejercicio de los derechos derivados de la protección de sus datos se pueden ejercer directamente en nuestra Oficina principal ubicada en la dirección anteriormente mencionada, en el horario de 7:00 am a 5:00 pm de lunes a viernes.

4.2 PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
  • LEGALIDAD: ESPUMAS MEDELLIN S.A., es consciente del tratamiento reglado al que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012, que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • FINALIDAD: ESPUMAS MEDELLIN S.A., tratará los datos con una finalizada legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al Titular.
  • CONSENTIMIENTO INFORMADO O PRINCIPIO DE LIBERTAD: ESPUMAS MEDELLIN S.A., ejercerá el tratamiento de datos personales únicamente con el previo consentimiento, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • CALIDAD O VERACIDAD DEL DATO: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. En ESPUMAS MEDELLIN S.A., está prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • TRANSPARENCIA: ESPUMAS MEDELLIN S.A., garantiza el derecho al Titular del dato a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos personales que le conciernan.
  • ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El Tratamiento estará sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley con excepción de la información pública. ESPUMAS MEDELLIN S.A., no pondrá a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
  • SEGURIDAD DEL DATO PERSONAL: ESPUMAS MEDELLIN S.A., manejará la información sujeta a Tratamiento con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de datos públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en los términos de esta.
4.3 AUTORIZACIONES

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., solicitará la autorización de manera que el titular de la información otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiento al cual son sujetos sus datos personales.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato, las cuales permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el tratamiento.

El consentimiento del titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas.

En virtud de su naturaleza y objeto social, ESPUMAS MEDELLÍN S.A., recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y elimina información personal, para lo cual obtiene la previa autorización del titular.

La autorización que le otorgan los titulares de la información a ESPUMAS MEDELLÍN S.A. permite entre otras cosas, la realización de las siguientes finalidades: ofrecer y suministrar información de los productos, así como consultar, reportar y actualizar sus datos ante los operadores de información y riesgo , prevención de fraudes y lavado de activos ; actualizar las relaciones contractuales vigentes y dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, entre otras (ver numeral VI de finalidades).

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., conservará prueba de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.

Así mismo, en ESPUMAS MEDELLÍN S.A., cuando se trate de información que se relacione con los siguientes tipos de datos, se tendrán las siguientes consideraciones especiales:

4.3.1 DATOS SENSIBLES.

Para el tratamiento de datos sensibles, ESPUMAS MEDELLÍN S.A., informará al titular de los datos lo siguiente:

  • Para el tratamiento de este tipo de información el titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento.
  • Se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados.
  • Se comunicará el tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles.
  • La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.
4.3.1.1 DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., se asegurará que el tratamiento de este tipo de datos se realice de conformidad con los derechos de los niños, niñas y adolescentes. En este sentido, se protegerá su carácter especial y velará por el respeto de sus derechos fundamentales, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012, y en los artículos 6 y 12 del Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

Para efectos de cumplir lo anterior, ESPUMAS MEDELLÍN S.A., actuará de conformidad con lo siguiente:

  • Se solicitará autorización del representante legal del niño, niña o adolescente previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, a efectos de realizar el tratamiento de sus datos personales.
  • Se informará el carácter facultativo de responder preguntas acerca de los datos de los niños, niñas o adolescentes.
  • Se informará de forma explícita y previa cuáles son los datos objeto de tratamiento y la finalidad de este.

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., informa a todos sus grupos de interés que, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de: (1) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, (2) datos de naturaleza pública, (3) casos de urgencia médica o sanitaria, (4) tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y (5) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

4.4 FINALIDADES

La información que es incorporada en las bases de datos de las empresas ESPUMAS MEDELLÍN S.A., será recolectada y tratada conforme a la normatividad vigente con las siguientes finalidades:

4.4.1 CLIENTES

Los datos personales de clientes y prospectos de clientes serán tratados para las siguientes finalidades:

  • Validar y verificar la identidad de clientes y prospectos de clientes para el ofrecimiento y comercialización de bienes y servicios.
  • Gestionar la relación contractual, comercial y administrativa con clientes, incluyendo procesos de cotización, facturación, entrega, cartera, servicio posventa y demás actividades relacionadas con el desarrollo del objeto social de las compañías.
  • Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos, así como medir niveles de satisfacción y experiencia del cliente.
  • Enviar información comercial, promocional, publicitaria e institucional relacionada con productos, servicios, campañas, eventos y novedades de las compañías, a través de canales físicos y digitales autorizados (correo electrónico, mensajes de texto, llamada telefónica y redes sociales).
  • Adelantar procesos de debida diligencia, validación de antecedentes y consulta en listas restrictivas o vinculantes, bases de datos públicas y demás fuentes de información legalmente habilitadas, con fines de prevención del lavado de activos, financiación del terrorismo, financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, corrupción, soborno, fraude y demás riesgos asociados al cumplimiento normativo.
  • Otorgar y gestionar garantías sobre los productos y servicios adquiridos, conforme a la normatividad aplicable.
  • Desarrollar e implementar programas de fidelización, campañas comerciales y estrategias de mejoramiento de productos y servicios.
  • Gestionar procesos de cartera, cobranza, recaudo y recuperación de obligaciones económicas derivadas de la relación comercial.
  • Gestionar procesos contables, financieros, tributarios y de facturación electrónica derivados de la relación comercial.
  • Atender solicitudes, consultas, peticiones, quejas, reclamos y demás trámites relacionados con los productos y servicios ofrecidos por las compañías.
  • Compartir información con proveedores, aliados comerciales, operadores logísticos, plataformas tecnológicas, pasarelas de pago y terceros encargados, cuando ello sea necesario para la ejecución de la relación comercial o contractual.
  • Gestionar transacciones electrónicas y pagos a través de plataformas y pasarelas de pago autorizadas.
  • Realizar análisis estadísticos, segmentación de mercados y estudios comerciales para el fortalecimiento de productos, servicios y experiencia del cliente.
  • Realizar actividades de videovigilancia con fines de seguridad, control de acceso y protección de personas y bienes.
4.4.2 COLABORADORES, EXCOLABORADORES, ASPIRANTES, PRACTICANTES Y/O APRENDICES:

Los datos personales de colaboradores, excolaboradores, aprendices , practicantes y aspirantes serán tratados para las siguientes finalidades:

  • Gestionar procesos de selección, evaluación, vinculación, contratación, ejecución y terminación de la relación laboral o contractual.
  • Administrar, actualizar y conservar la información laboral, académica, profesional y de contacto requerida para el desarrollo de la relación laboral o contractual.
  • Dar cumplimiento a obligaciones laborales, legales, contables, tributarias, de seguridad social y del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
  • Gestionar pagos de nómina, prestaciones sociales, incapacidades, vacaciones, certificaciones laborales y demás obligaciones derivadas de la relación laboral.
  • Realizar estudios y actividades relacionadas con clima organizacional, bienestar laboral, formación, desarrollo humano e incremento salarial.
  • Administrar directorios corporativos y comunicaciones institucionales relacionadas con las funciones del cargo.
  • Soportar procesos de auditoría interna, auditoría externa, revisoría fiscal y requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
  • Implementar controles de acceso físico y lógico a las instalaciones, activos y sistemas de información de la compañía.
  • Realizar actividades de videovigilancia y tratamiento de imágenes y datos biométricos con fines de seguridad, control de acceso, prevención del fraude y protección de personas y bienes.
  • Gestionar hojas de vida y perfiles ocupacionales garantizando condiciones de acceso restringido y confidencialidad.
  • Compartir información con proveedores, contratistas, consultores o terceros aliados cuando sea necesario para el cumplimiento de obligaciones laborales, contractuales o legales.
  • Adelantar procesos de debida diligencia, validación de antecedentes y consulta en listas restrictivas o vinculantes, con fines de cumplimiento normativo y gestión de riesgos de fraude, corrupción, lavado de activos y financiación del terrorismo.
  • Conservar la información por el tiempo requerido para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, probatorias y de archivo.
  • Utilizar la imagen personal de colaboradores, excolaboradores, aprendices y aspirantes en fotografías, videos, grabaciones o material audiovisual institucional para fines corporativos, informativos, de seguridad, bienestar, capacitación, comunicaciones internas y externas, publicaciones institucionales, eventos corporativos y piezas institucionales, informativas y corporativas de la compañía, respetando en todo caso los derechos del titular y la normatividad aplicable.
  • Administrar y monitorear el uso de herramientas tecnológicas, cuentas corporativas, redes, dispositivos, plataformas y sistemas de información de la compañía, con fines de seguridad, continuidad operativa, control interno y cumplimiento de políticas corporativas.
  • Gestionar información de contacto de emergencia y datos de familiares o beneficiarios cuando sea necesario para el cumplimiento de obligaciones laborales, de seguridad y salud en el trabajo o bienestar corporativo.
  • Gestionar información relacionada con exámenes médicos ocupacionales y actividades asociadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, conforme a la normatividad aplicable.
  • Gestionar procesos de firma electrónica, digitalización, archivo y administración documental relacionados con la relación laboral o contractual.
4.4.3 PROVEEDORES Y CONTRATISTAS:

Los datos personales de proveedores, contratistas y prospectos de proveedores serán tratados para las siguientes finalidades:

  • Realizar procesos de selección, evaluación, vinculación, contratación y actualización de proveedores y contratistas.
  • Verificar la identidad, idoneidad, capacidad financiera, experiencia y antecedentes comerciales, legales y reputacionales de proveedores y contratistas.
  • Gestionar la relación contractual, comercial, administrativa y operativa con proveedores y contratistas para la adquisición de bienes y servicios requeridos por las compañías.
  • Adelantar procesos de debida diligencia, validación de antecedentes y consulta en listas restrictivas o vinculantes, bases de datos públicas y demás fuentes de información legalmente habilitadas, con fines de prevención del lavado de activos, financiación del terrorismo, financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, corrupción, soborno, fraude y demás riesgos asociados al cumplimiento normativo.
  • Consultar información relacionada con multas, sanciones, inhabilidades o antecedentes ante autoridades administrativas, judiciales o bases de datos públicas legalmente habilitadas.
  • Gestionar procesos contables, financieros, tributarios, pagos, facturación y demás actividades relacionadas con el cumplimiento de obligaciones contractuales y legales.
  • Realizar análisis comerciales, financieros, estadísticos, de riesgos, seguridad y mercado relacionados con proveedores y contratistas.
  • Gestionar procesos de auditoría interna, auditoría externa, revisoría fiscal y atención de requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
  • Compartir información con terceros aliados, operadores logísticos, entidades financieras, plataformas tecnológicas, aseguradoras, consultores o contratistas cuando ello sea necesario para la ejecución de la relación contractual o comercial.
  • Gestionar controles de acceso físico y lógico a las instalaciones, activos y sistemas de información de las compañías.
  • Realizar actividades de videovigilancia con fines de seguridad, control de acceso y protección de personas y bienes.
  • Gestionar solicitudes, consultas, peticiones, quejas, reclamos y demás trámites relacionados con la relación comercial o contractual.
  • Conservar la información por el tiempo requerido para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, probatorias y de archivo.
  • Implementar mecanismos de seguimiento, evaluación y control relacionados con el cumplimiento de obligaciones contractuales, niveles de servicio y estándares corporativos.
5. RESPONSABILIDADES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Cuando las compañías actúen como Encargadas del Tratamiento de Datos Personales por cuenta de un tercero, deberán cumplir, además de las obligaciones legales aplicables, las siguientes:

  • Garantizar que el Responsable del Tratamiento cuente con las autorizaciones y facultades necesarias para el suministro y tratamiento de los datos personales.
  • Tratar los datos personales conforme a las instrucciones impartidas por el Responsable del Tratamiento y únicamente para las finalidades autorizadas.
  • Garantizar al Titular el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y demás derechos previstos en la normatividad vigente.
  • Conservar la información bajo condiciones de seguridad, confidencialidad y acceso restringido, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación, corrección o supresión de la información, de conformidad con los requerimientos efectuados por el Responsable del Tratamiento o el Titular.
  • Tramitar las consultas, solicitudes y reclamos formulados por los Titulares en los términos establecidos en la presente Política y en la normatividad vigente.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por autoridad competente.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas, encargados, autoridades competentes o terceros legalmente facultados.
  • Informar al Responsable del Tratamiento cuando se presenten incidentes de seguridad, riesgos de acceso no autorizado o vulneraciones relacionadas con los datos personales.
  • Cumplir las obligaciones y lineamientos establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, complementen o sustituyan.
6. DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
6.1 DERECHOS DE LOS TITULARES

En el tratamiento de datos personales realizado por ESPUMAS MEDELLÍN S.A., se garantizarán, en todo momento, los derechos de los titulares de la información, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, complementen o sustituyan.

Los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

  • a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable o Encargado del Tratamiento.
  • b) Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito de conformidad con la ley.
  • c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
  • d) Presentar consultas, solicitudes o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales ante la compañía.
  • e) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
  • f) Revocar la autorización otorgada y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que no exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información.
  • g) Acceder de manera gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
6.2 AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Con anterioridad y/o al momento de la recolección de los datos personales, ESPUMAS MEDELLÍN S.A., solicitará al Titular su autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos expresamente exceptuados por la ley.

Al momento de solicitar la autorización, se informará al Titular:

  • 1. La finalidad para la cual serán recolectados y tratados sus datos personales.
  • 2. Los derechos que le asisten como Titular de la información y los mecanismos dispuestos para ejercerlos.
  • 3. La identificación y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
  • 4. La ubicación y consulta de la Política de Tratamiento de Datos Personales.

La autorización podrá obtenerse por medios escritos, físicos, electrónicos, digitales, mensajes de datos, sitios web, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente que otorgó su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales.

En ningún caso el silencio del Titular podrá entenderse como una conducta inequívoca.

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., conservará prueba de la autorización otorgada por el Titular bajo condiciones de seguridad, confidencialidad y acceso restringido.

Los datos personales recolectados serán almacenados utilizando mecanismos físicos, técnicos y tecnológicos razonablemente seguros, con el fin de proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

6.2.1 CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN

De conformidad con la normatividad vigente, ESPUMAS MEDELLÍN S.A., podrá tratar datos personales sin autorización previa del Titular en los siguientes casos:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
6.3 MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN:

La autorización para el tratamiento de datos personales podrá obtenerse a través de medios físicos, electrónicos, digitales, telefónicos, mensajes de datos, sitios web, aplicaciones de mensajería instantánea, formularios corporativos y demás mecanismos que permitan conservar prueba de la autorización otorgada por el Titular.

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., podrá obtener la autorización para el tratamiento de datos personales mediante los siguientes mecanismos:

Clientes

  • Página web corporativa.
  • Facturación electrónica.
  • Canales de atención digitales y aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp.
  • Formularios de creación, actualización y vinculación de clientes.
  • Formularios y documentos relacionados con procesos de debida diligencia, conocimiento del cliente y prevención de riesgos asociados al cumplimiento normativo.

Colaboradores, aprendices y/o practicantes, aspirantes, accionistas y miembros de junta directiva

  • Formularios de vinculación laboral y actualización de información.
  • Formatos de autorización para el tratamiento de datos personales.
  • Formularios de conocimiento del empleado, accionista y miembro de junta directiva.
  • Documentos relacionados con procesos de debida diligencia, identificación de Personas Expuestas Políticamente (PEP) y cumplimiento normativo.

Proveedores y contratistas

  • Formularios de registro, vinculación y actualización de proveedores y contratistas.
  • Documentos relacionados con procesos de debida diligencia, conocimiento de terceros y prevención de riesgos asociados al cumplimiento normativo.
  • Canales físicos y digitales destinados para la gestión contractual y comercial.
6.4 SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN

La información relacionada con los datos personales tratados por ESPUMAS MEDELLÍN S.A., podrá ser suministrada al Titular por medios físicos, electrónicos o digitales, de acuerdo con el medio solicitado o autorizado por este.

La información entregada será clara, comprensible, de fácil acceso y corresponderá integralmente a los datos personales que reposen en las bases de datos de la compañía.

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., garantizará el suministro de la información sin imponer barreras técnicas o administrativas que impidan el ejercicio de los derechos del Titular.

6.5 DEBER DE INFORMAR AL TITULAR.

Al momento de solicitar la autorización para el tratamiento de datos personales, ESPUMAS MEDELLÍN S.A., informará al Titular, de manera clara, expresa y previa, lo siguiente:

  • a) Las finalidades y el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales.
  • b) El carácter facultativo de la respuesta a preguntas relacionadas con datos sensibles o datos de niñas, niños y adolescentes.
  • c) Los derechos que le asisten como Titular de la información.
  • d) La identificación y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
  • e) Los canales dispuestos para el ejercicio de sus derechos y la consulta de la Política de Tratamiento de Datos Personales.

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., conservará prueba del cumplimiento del deber de información y de la autorización otorgada por el Titular, y pondrá dicha información a disposición del mismo cuando sea requerida conforme a la normatividad vigente.

6.6 PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la normatividad vigente podrá ser suministrada por Espumas Medellín S.A. a las siguientes personas:

  • a) Al Titular de los datos personales, sus causahabientes o representantes legales.
  • b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
  • d) A los Encargados del Tratamiento, proveedores, contratistas o terceros aliados que requieran acceder a la información para el cumplimiento de las finalidades autorizadas, bajo condiciones de confidencialidad y seguridad de la información.
7. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
7.1 DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO CONFORME A LA LEY 1581 DE 2012

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., en calidad de Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, complementen o sustituyan, especialmente los siguientes:

  • a) Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • b) Solicitar, conservar y administrar las autorizaciones otorgadas por los Titulares en las condiciones previstas en la ley.
  • c) Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre las finalidades de la recolección y tratamiento de sus datos personales, así como sobre los derechos que le asisten.
  • d) Conservar la información bajo condiciones de seguridad, confidencialidad y acceso restringido, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • e) Garantizar que la información suministrada a los Encargados del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • f) Actualizar, rectificar o corregir la información cuando sea procedente y comunicar oportunamente dichas novedades al Encargado del Tratamiento.
  • g) Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado o permitido conforme a la normatividad vigente.
  • h) Exigir a los Encargados del Tratamiento el cumplimiento de las condiciones de seguridad, privacidad, confidencialidad y protección de los datos personales.
  • i) Tramitar las consultas, solicitudes y reclamos formulados por los Titulares en los términos establecidos en la ley y en la presente Política.
  • j) Adoptar procedimientos internos para garantizar el adecuado cumplimiento de la normatividad sobre protección de datos personales.
  • k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular y no haya finalizado el trámite correspondiente.
  • l) Informar al Titular, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.
  • m) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) sobre incidentes de seguridad o vulneraciones que comprometan la información personal de los Titulares, cuando sea necesario conforme a la normatividad vigente.
8. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
8.1 OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., designará un responsable u Oficial de Protección de Datos Personales encargado de promover, coordinar y supervisar el cumplimiento de la presente Política y de la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.

Dentro de sus funciones se encuentran, entre otras:

  • Velar por el cumplimiento de la Política de Tratamiento de Datos Personales.
  • Atender consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales.
  • Gestionar incidentes relacionados con seguridad de la información y protección de datos personales.
  • Promover la implementación de controles y buenas prácticas para la protección de la información.
  • Realizar seguimiento al cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias en materia de protección de datos.
  • Coordinar la atención de requerimientos realizados por autoridades competentes.
  • Apoyar procesos de capacitación y sensibilización relacionados con protección de datos personales.
8.2 RESPONSABILIDAD DE LAS ÁREAS Y COLABORADORES.

Todos los colaboradores, clientes, contratistas, proveedores y terceros que tengan acceso a datos personales deberán cumplir las disposiciones establecidas en la presente Política, garantizando la confidencialidad, integridad, disponibilidad y uso adecuado de la información.

Cada área de ESPUMAS MEDELLÍN S.A., será responsable de:

  • Garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales bajo su gestión.
  • Reportar incidentes de seguridad o riesgos relacionados con información personal.
  • Implementar controles de acceso y medidas de seguridad según la naturaleza de la información.
  • Utilizar los datos personales únicamente para las finalidades autorizadas.
  • Garantizar la actualización, calidad y confidencialidad de la información tratada.
8.3 RESPONSABILIDAD DEL ÁREA DE TECNOLOGÍA.

El área encargada de tecnología o sistemas deberá implementar controles técnicos, administrativos y de seguridad de la información orientados a proteger los datos personales frente a pérdida, acceso no autorizado, alteración, uso indebido o divulgación no autorizada.

Así mismo, deberá apoyar la gestión de accesos, trazabilidad, respaldos, recuperación de información y demás mecanismos de seguridad requeridos para la protección de las bases de datos y sistemas de información de la compañía.

9. PROHIBICIONES

En desarrollo de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, ESPUMAS MEDELLÍN S.A., establece las siguientes prohibiciones y restricciones respecto del tratamiento de datos personales:

  • Se prohíbe el acceso, uso, consulta, almacenamiento, circulación, transferencia, transmisión o cualquier tratamiento de datos personales sin autorización previa del Titular, salvo en los casos expresamente permitidos por la ley.
  • Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles sin el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y sin la correspondiente autorización expresa del Titular, cuando esta sea requerida.
  • Se prohíbe divulgar, compartir o suministrar datos personales a terceros no autorizados o para finalidades distintas a las establecidas en la presente Política.
  • Se prohíbe el acceso no autorizado a las bases de datos, sistemas de información, archivos físicos o digitales que contengan datos personales.
  • Se prohíbe circular, utilizar o tratar información personal que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por autoridad competente.
  • Se prohíbe el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo cuando dicho tratamiento responda y respete su interés superior, asegure el respeto de sus derechos fundamentales y cuente con la autorización previa de sus representantes legales, conforme a la normatividad vigente.
  • Los colaboradores, contratistas, proveedores y terceros que tengan acceso a datos personales deberán garantizar la confidencialidad, reserva y seguridad de la información a la que accedan en ejercicio de sus funciones o actividades.
  • El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con la protección de datos personales podrá dar lugar a la aplicación de medidas disciplinarias, contractuales, civiles, administrativas o penales a que haya lugar, de conformidad con la normatividad vigente y los reglamentos internos de la compañía.
  • En los contratos celebrados con terceros que impliquen tratamiento de datos personales, ESPUMAS MEDELLÍN S.A., podrá incluir cláusulas relacionadas con confidencialidad, protección de datos, seguridad de la información, responsabilidad y manejo adecuado de la información personal.
10. ACCIONES GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., adopta medidas administrativas, técnicas, humanas y organizacionales orientadas a garantizar la protección, confidencialidad, integridad, disponibilidad y seguridad de los datos personales objeto de tratamiento.

Las disposiciones contenidas en la presente Política se complementan con los procedimientos internos, políticas corporativas, controles de seguridad de la información, lineamientos de gestión documental y demás mecanismos implementados por la compañía para asegurar el adecuado tratamiento de los datos personales y el cumplimiento de la normatividad vigente.

Las acciones implementadas por la compañía tienen como finalidad prevenir el acceso no autorizado, pérdida, alteración, uso indebido, divulgación o cualquier tratamiento no autorizado de los datos personales.

10.1 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Todos los colaboradores, contratistas, proveedores y terceros autorizados que intervengan en el tratamiento de datos personales deberán garantizar el adecuado manejo de la información a la que tengan acceso en desarrollo de sus funciones o actividades.

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., adoptará las medidas necesarias para asegurar que el tratamiento de los datos personales se realice conforme a los principios de legalidad, finalidad, confidencialidad, seguridad, acceso restringido y circulación limitada, durante todas las etapas de la información, incluyendo su recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, conservación y disposición final.

10.2 USO DE LA INFORMACIÓN

En caso de que cualquier área de ESPUMAS MEDELLÍN S.A., identifique nuevos usos o finalidades para el tratamiento de datos personales diferentes a los establecidos en la presente Política, deberá informar previamente al Oficial de Protección de Datos Personales, quien evaluará su procedencia y gestionará, cuando corresponda, la actualización de la presente Política.

Para el adecuado uso de la información personal, deberán observarse las siguientes disposiciones:

  • a) Las áreas de la compañía únicamente podrán utilizar los datos personales para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
  • b) Cuando un área diferente a la que recolectó inicialmente los datos personales requiera acceder a dicha información, el tratamiento deberá corresponder a una finalidad compatible, legítima y relacionada con las actividades de la compañía.
  • c) Los datos personales y bases de datos suministrados para una finalidad específica no podrán ser utilizados para propósitos diferentes a los autorizados o establecidos en la presente Política.
  • d) Las áreas responsables deberán implementar medidas razonables para evitar la divulgación, pérdida, acceso no autorizado o uso indebido de documentos físicos o electrónicos que contengan datos personales.
  • e) En los procesos de eliminación, reciclaje o disposición final de documentos físicos o electrónicos, deberá garantizarse la destrucción segura de la información confidencial o que contenga datos personales.
  • f) Una vez finalizada la finalidad para la cual fueron suministrados los datos personales, las áreas responsables deberán adoptar las medidas necesarias para su eliminación, devolución, bloqueo o conservación segura, conforme a las obligaciones legales y políticas internas aplicables.
  • g) Las decisiones que puedan generar efectos legales o impactos significativos para el Titular no deberán adoptarse exclusivamente con base en información automatizada, cuando sea necesaria una validación adicional conforme a la naturaleza del proceso.
  • h) Únicamente los colaboradores, contratistas o terceros autorizados podrán acceder, consultar, modificar o administrar información personal contenida en las bases de datos de la compañía, de acuerdo con los perfiles y permisos previamente definidos.
  • i) Los permisos de acceso a la información serán administrados conforme a criterios de necesidad, función laboral y niveles de autorización definidos por las áreas responsables y de tecnología de la información.
  • j) Cualquier tratamiento o uso de datos personales diferente al establecido en la presente Política deberá ser previamente consultado y autorizado por el Oficial de Protección de Datos Personales.
10.3 ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., almacenará los datos personales en medios físicos, digitales, electrónicos y tecnológicos que cuenten con medidas razonables de seguridad administrativa, técnica y física, orientadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y reserva de la información.

El almacenamiento de la información podrá realizarse en instalaciones propias y/o a través de proveedores o terceros especializados que cuenten con controles adecuados de seguridad de la información, protección de datos y acceso restringido.

La compañía implementará controles físicos, tecnológicos, documentales y ambientales destinados a prevenir la pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación, uso indebido o tratamiento no autorizado de los datos personales.

Los accesos a la información almacenada estarán limitados únicamente a las personas autorizadas conforme a sus funciones, responsabilidades y niveles de acceso definidos por la compañía.

10.3.1 CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., conservará los datos personales únicamente durante el tiempo que resulte necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales, contractuales, laborales, contables, tributarias, comerciales, de seguridad social, prevención de riesgos y demás obligaciones aplicables según la naturaleza de la información.

Los datos personales podrán conservarse incluso después de finalizada la relación con el Titular, cuando ello sea necesario para:

  • el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales,
  • la atención de requerimientos de autoridades,
  • la gestión de procesos judiciales o administrativos,
  • el ejercicio o defensa de derechos,
  • el cumplimiento de deberes de archivo y conservación documental.

Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservación, los datos personales podrán ser eliminados, anonimizados, bloqueados o archivados de manera segura, conforme a los procedimientos internos de la compañía y la normatividad vigente.

La conservación de la información podrá realizarse en medios físicos, electrónicos o digitales que garanticen condiciones adecuadas de seguridad, confidencialidad, integridad y acceso restringido.

10.3.2 DESTRUCCIÓN

La destrucción de documentos físicos y medios electrónicos que contengan datos personales se realizará mediante mecanismos seguros que impidan la reconstrucción, recuperación o acceso no autorizado a la información.

La eliminación o destrucción de la información únicamente procederá cuando:

  • haya finalizado la finalidad del tratamiento,
  • no exista obligación legal o contractual de conservación,
  • y se cumplan los procedimientos internos definidos por la compañía.

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., podrá realizar procesos de destrucción de información en instalaciones propias o a través de terceros autorizados, garantizando en todo caso la trazabilidad, confidencialidad y seguridad de la información.

10.4 PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INCIDENTES CON DATOS PERSONALES

Se entenderá por incidente de seguridad cualquier evento, situación, vulneración, pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración, divulgación o cualquier anomalía que afecte o pueda comprometer la confidencialidad, integridad, disponibilidad o seguridad de los datos personales tratados por ESPUMAS MEDELLÍN S.A., Toda persona que tenga conocimiento de un incidente relacionado con datos personales deberá reportarlo de manera inmediata al Oficial de Protección de Datos Personales o al área responsable definida por la compañía, con el fin de adoptar las medidas correctivas, preventivas y de contención correspondientes.

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., implementará procedimientos internos para la gestión, análisis, documentación y atención de incidentes de seguridad de la información, procurando mitigar los riesgos asociados y evitar la afectación de los derechos de los Titulares.

Cuando resulte procedente conforme a la normatividad vigente, el Oficial de Protección de Datos Personales realizará el reporte del incidente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) o la autoridad competente, dentro de los términos establecidos por la regulación aplicable.

11. CONTROL DE ACCESO Y VIDEO VIGILANCIA
11.1 CONTROL ACCESO

Las áreas físicas, sistemas de información, bases de datos, archivos y demás espacios que contengan información confidencial, reservada o datos personales contarán con controles de acceso físicos y/o lógicos que permitan restringir el ingreso únicamente a las personas autorizadas conforme a sus funciones y responsabilidades.

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., implementará mecanismos de autenticación, perfiles de acceso y controles de trazabilidad que permitan registrar y monitorear el acceso, consulta, modificación y uso de la información.

11.2 VIDEO VIGILANCIA

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., podrá utilizar sistemas de videovigilancia en sus instalaciones físicas con fines de:

  • seguridad de personas, bienes e instalaciones,
  • control de acceso,
  • monitoreo de actividades,
  • prevención del fraude,
  • protección de activos,
  • y soporte de investigaciones internas o requerimientos de autoridades competentes.

El tratamiento de las imágenes captadas mediante sistemas de videovigilancia se realizará conforme a los principios y obligaciones establecidos en la normatividad vigente sobre protección de datos personales y en la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Las imágenes y grabaciones obtenidas serán conservadas por un término razonable y proporcional a la finalidad del tratamiento, y en general hasta por treinta (30) días calendario, salvo que deban conservarse por un periodo superior en caso de:

  • requerimientos de autoridades,
  • investigaciones internas,
  • procesos judiciales o administrativos,
  • incidentes de seguridad,
  • o cualquier situación que justifique su conservación conforme a la ley.

El acceso a las grabaciones estará restringido únicamente al personal autorizado o a las autoridades competentes en ejercicio de sus funciones.

12. PROCEDIMIENTO PARA LA SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES Y REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los Titulares de los datos personales tratados por ESPUMAS MEDELLÍN S.A., podrán solicitar la supresión de sus datos personales o la revocatoria de la autorización otorgada para su tratamiento, mediante solicitud presentada a través de los canales dispuestos por la compañía.

Para la atención de estas solicitudes se seguirá el siguiente procedimiento:

  • 1. Recepción de la solicitud: El Titular deberá presentar solicitud escrita a través del correo electrónico dispuesto por la compañía protecciondedatos@espumasmedellin.com.co para la protección de datos personales, indicando como mínimo:
  • nombre completo,
  • tipo y número de identificación,
  • datos de contacto,
  • descripción de la solicitud,
  • y los documentos que soporten su identidad o representación, cuando aplique.
  • 2. Verificación de identidad: ESPUMAS MEDELLÍN S.A., verificará la identidad del Titular o de su representante autorizado antes de dar trámite a la solicitud.
  • 3. Registro y trámite de la solicitud: La solicitud será registrada internamente con el fin de llevar control de los términos legales y del trámite correspondiente.
  • 4. Análisis de procedencia: El área encargada de protección de datos personales evaluará la procedencia de la solicitud conforme a la normatividad vigente y verificará si existen obligaciones legales, contractuales o regulatorias que impidan la eliminación total de la información.
  • 5. Respuesta al Titular: La respuesta será emitida dentro de los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.
  • 6. Supresión, bloqueo o limitación del tratamiento: Cuando la solicitud resulte procedente, la compañía adoptará las medidas necesarias para suprimir, bloquear o limitar el tratamiento de los datos personales, según corresponda.
  • 7. Conservación de información obligatoria: La supresión de datos no procederá cuando exista un deber legal, contractual, contable, laboral, tributario o cualquier otra obligación que requiera la conservación de la información.
  • 8. Archivo y trazabilidad: ESPUMAS MEDELLÍN S.A., conservará evidencia y trazabilidad del trámite realizado como soporte del cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales.
13. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES

Cuando una autoridad administrativa, judicial o entidad pública solicite el acceso, consulta, entrega o transmisión de datos personales a ESPUMAS MEDELLÍN S.A., la compañía verificará la legalidad, competencia y pertinencia de la solicitud, así como la relación entre la información requerida y la finalidad indicada por la autoridad competente.

La entrega de información personal se realizará garantizando condiciones adecuadas de seguridad, confidencialidad, integridad, autenticidad y trazabilidad de los datos suministrados.

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., podrá documentar y conservar evidencia de las solicitudes recibidas y de la información entregada a las autoridades competentes, conforme a la normatividad vigente.

Así mismo, la compañía podrá advertir a las autoridades receptoras sobre el carácter reservado o confidencial de los datos personales suministrados, así como sobre la obligación de garantizar su adecuado tratamiento y protección conforme a la ley.

14. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., podrá realizar transferencia o transmisión nacional e internacional de datos personales conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen la materia.

La transferencia internacional de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección estará prohibida, salvo en los casos expresamente autorizados por la ley o cuando se configure alguna de las excepciones previstas en la normatividad vigente.

Se entenderá que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) o por la normativa colombiana aplicable.

De manera excepcional, ESPUMAS MEDELLÍN S.A., podrá realizar transferencias o transmisiones nacionales e internacionales de datos personales, entre otros, en los siguientes casos:

  • Cuando el Titular haya otorgado autorización previa, expresa e inequívoca para ello.
  • Cuando la transferencia o transmisión sea necesaria para la ejecución de una relación contractual o precontractual entre el Titular y la compañía.
  • Cuando sea necesario compartir información con empresas vinculadas, subordinadas, matrices, filiales o integrantes del mismo grupo empresarial, para fines administrativos, operativos, comerciales, laborales, contables, tecnológicos, de seguridad, cumplimiento normativo, auditoría, gestión de riesgos o demás finalidades autorizadas en la presente Política.
  • Cuando sea necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales o regulatorias.
  • Cuando la transmisión se realice a encargados nacionales o internacionales que actúen por cuenta de la compañía bajo condiciones de confidencialidad, seguridad y protección de datos personales.
  • En los demás casos permitidos por la legislación colombiana vigente.

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., adoptará las medidas razonables necesarias para garantizar la protección, confidencialidad y seguridad de los datos personales objeto de transferencia o transmisión nacional e internacional.

15. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., en cumplimiento de las disposiciones legales aplicables, realizará el registro de sus bases de datos personales en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), cuando exista la obligación legal de hacerlo.

Así mismo, la compañía actualizará la información registrada en el RNBD conforme a los términos, condiciones y plazos establecidos por la normatividad vigente.

16. USO DE COOKIES Y CANALES DIGITALES

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., podrá recolectar y tratar datos personales a través de sus sitios web, formularios digitales, aplicaciones, plataformas tecnológicas, redes sociales, herramientas de mensajería instantánea y demás canales digitales autorizados.

La compañía podrá utilizar cookies, píxeles, herramientas de analítica web, tecnologías de rastreo y mecanismos similares con finalidades tales como:

  • mejorar la experiencia de navegación del usuario,
  • recordar preferencias,
  • analizar hábitos de navegación,
  • realizar mediciones estadísticas,
  • optimizar contenidos,
  • gestionar campañas comerciales y publicitarias,
  • fortalecer la seguridad de los canales digitales,
  • y facilitar el uso de los servicios ofrecidos por la compañía.

Así mismo, ESPUMAS MEDELLÍN S.A., podrá utilizar herramientas de comunicación digital y mensajería instantánea, incluyendo servicios de WhatsApp Business o plataformas similares, para el envío de información comercial, administrativa, operativa, contractual o de servicio al cliente, conforme a las autorizaciones otorgadas por los Titulares y la normatividad vigente.

El Titular podrá configurar su navegador o dispositivo para rechazar, bloquear o eliminar cookies, de acuerdo con las funcionalidades y opciones disponibles en cada plataforma o navegador utilizado.

El tratamiento de los datos recolectados mediante canales digitales se realizará conforme a los principios y obligaciones establecidos en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y en la legislación colombiana vigente.

17. ENTRADA EN VIGOR

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación.

Políticas de transparencia y ética empresarial
PRINCIPIOS ÉTICOS Y VALORES

ESPUMAS MEDELLÍN S.A. fundamenta su gestión de la Transparencia y Ética Empresarial en los principios de integridad, responsabilidad, transparencia, legalidad, respeto y equidad. Estos valores orientan cada una de sus decisiones y relaciones comerciales, promoviendo una cultura organizacional ética, responsable y alineada con el cumplimiento normativo vigente.

1. OBJETIVOS

Establecer los lineamientos y condiciones bajo las cuales las empresas ESPUMAS MEDELLÍN S.A. adopta los lineamientos para prevenir, evitar, detectar y denunciar acciones de corrupción, conducta de soborno transnacional, enmarcado en los pilares de transparencia y ética Empresarial y las normas establecidas en el país de acuerdo con nuestro objeto social.

2. ALCANCE

La política de Transparencia y Ética Empresarial PTEE, abarca todos los procesos y actividades ESPUMAS MEDELLÍN S.A. , aplica a todo el equipo humano vinculado a la organización y a las partes relacionadas, entendidos éstos como empleados, clientes, proveedores, distribuidores, contratistas, miembros de Junta Directiva, Accionistas y en general todos los que directa o indirectamente establezcan alguna relación comercial y/o contractual con la compañía.

3. POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL

Con el propósito de dar cumplimiento a la Circular 100 -000011 del 09 -Ago-2021 emitida por la Superintendencia de Sociedades , ESPUMAS MEDELLÍN S.A ., en observancia de las buenas prácticas y como parte de su sistema de cumplimiento, adopta las siguientes políticas relacionadas con el Programa de Transparencia y Ética Empresarial - PTEE:

  • 3.1 Como parte de la filosofía del ESPUMAS MEDELLÍN S.A., promueve la cultura de integridad en los valores de la ética, la transparencia en el desempeño de sus actuaciones y de cero tolerancias ante todas las formas de soborno y corrupción, para todos los miembros de La Empresa, incluyendo como principio la responsabilidad social para prevenir el Soborno Transnacional y la corrupción.
  • 3.2 ESPUMAS MEDELLÍN S.A., antepone la adopción de los valores éticos al cumplimiento de las metas del negocio.
  • 3.3 Es deber de ESPUMAS MEDELLÍN S.A., y sus órganos de dirección, control y líneas de apoyo, asegurar el cumplimiento de las normas encaminadas a la Transparencia y Ética empresarial, con el propósito de cumplir la normatividad y proteger la imagen y reputación de esta.
  • 3.4 ESPUMAS MEDELLÍN S.A ., no contemplan o aceptan sobornos o actos de corrupción, así como el soborno transnacional a todos los niveles de los integrantes de la compañía.
  • 3.5 ESPUMAS MEDELLÍN S.A., impulsa al interior de la compañía una cultura de prevención del soborno transnacional o cualquier práctica corrupta, garantizando que la Compañía realice sus negocios de manera transparente y honesta.
  • 3.6 Queda expresamente prohibido a los colaboradores o terceros autorizados para actuar a nombre de ESPUMAS MEDELLÍN S.A., directa o indirectamente, hacer, ofrecer o prometer pagos o beneficios a autoridades y servidores de órganos públicos, con la finalidad de influenciar acto o decisión que pueda favorecer a la Compañía.
  • 3.7 ESPUMAS MEDELLÍN S.A., dispone del Programa de Transparencia y Ética Empresarial, el cual aplica para todos los empleados, accionistas, directivos, contratistas, y en general, para todos los grupos de interés que participen de una u otra forma en el desarrollo del objeto social de La Compañía y de sus actividades.
  • 3.8 ESPUMAS MEDELLÍN S.A. , denunciará sin contemplación ante las autoridades competentes, toda conducta contraria a la Ley o correspondiente a la comisión de un delito cometida por empleados, directivos, accionistas o contratistas.
  • 3.9 ESPUMAS MEDELLÍN S.A ., con el fin de promover la Transparencia y Ética Empresarial, aplicara el adecuado conocimiento de los vinculados económicos (empleados, clientes, proveedores, accionistas, directivos, contratistas) desde el inicio del vínculo con la compañía.
  • 3.10 El Programa de Transparencia y Ética Empresarial abarca todas las operaciones relacionadas con el negocio desarrollado en la compañía.
  • 3.11 Los colaboradores de ESPUMAS MEDELLÍN S.A., conoce, aplica y cumplen lo previsto en la presente política, por lo cual se entiende que son conscientes de las sanciones de tipo penal y/o administrativas que pueden acarrear su inobservancia para ellos y para la organización.
  • 3.12 El Representante Legal, el Oficial de cumplimiento y demás colaboradores directivos de ESPUMAS MEDELLÍN S.A ., estará n atentos permanentemente a las obligaciones y responsabilidades que les sean aplicadas en lo referente a Transparencia y Ética empresarial.
  • 3.13 El Programa de Transparencia y Ética Empresarial se articula con todo el Sistema de Cumplimiento de La Compañía, interactuando y complementándose (entre otros) con el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SAGRILAFT y el Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
  • 3.14 ESPUMAS MEDELLÍN S.A., velará porque los mecanismos de información y comunicación que esenciales para el mantenimiento del Programa permanezcan vigentes, socializados y que se cumplan con todo los colaboradores y grupos de interés.
  • 3.15 Los conflictos de interés que puedan presentarse en el desarrollo del objeto social de ESPUMAS MEDELLÍN S.A., se tratarán de acuerdo con lo establecido en la presente política, con miras a dar transparencia en las actuaciones de la Compañía.
  • 3.16 ESPUMAS MEDELLÍN S.A., garantiza el canal de Denuncia como instrumento de detección de situaciones anómalas que pueden afectar el buen nombre y la reputación de La Compañía, salvaguardando el anonimato de la persona que suministra la información.
  • 3.17 ESPUMAS MEDELLÍN S.A., debe adecuar a los nuevos productos o servicios, los controles en temas de Transparencia y Ética empresarial antes de ofrecerlos al público.
  • 3.18 La Revisoría Fiscal se compromete a trabajos en equipo con la Alta Gerencia, para evitar los delitos de soborno transnacional y corrupción.
4. LINEAMIENTOS Y MECANISMOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL
4.1 Entrega y ofrecimiento de regalos o beneficios a terceros.
  • 4.1.1 ESPUMAS MEDELLÍN S.A., considera la entrega y el ofrecimiento de regalos y/o beneficios a terceros como una fuente de riesgo alta en materia de actos de corrupción o soborno.
  • 4.1.2 Por lo anterior, aplicará los controles que sean necesarios para asegurar que directa o indirectamente no se reciban, den, paguen, ofrezcan, prometan o autoricen a nombre de la compañía, o a título personal, dinero, regalos, condiciones ventajosas, salario s, viajes, comisiones o cualquier otra cosa de valor para obtener alguna ventaja o beneficio indebido de cualquier tipo.
  • 4.1.3 Todos los regalos e invitaciones deben cumplir con lo establecido en su política CU.PO.07 Política para el manejo de regalos obsequios e invitaciones.
4.2 Remuneraciones y pago de comisiones a Contratistas.
  • 4.2.1 Los pagos o desembolsos (en el caso que aplique) que realice ESPUMAS MEDELLÍN S.A., a Contratistas, deberá efectuarse mediante los canales bancarios, en los que sea posible realizar trazabilidad de los movimientos y pagos.
  • 4.2.2 Los pagos por productos y/o servicios del exterior, deberán cumplir con el régimen cambiario Colombiano y canalizarse a través de entidades bancarias autorizadas o mediante cuentas de compensación debidamente registradas ante el Banco de la Republica.
  • 4.2.3 Los pagos realizados a los contratistas deberán estar soportados por los valores estipulados en los contratos o en las órdenes de compra.
  • 4.2.4 ESPUMAS MEDELLÍN S.A., no ordenará a sus colaboradores realizar pagos que incumplan los procedimientos establecidos.
  • 4.2.5 Ningún colaborador de ESPUMAS MEDELLÍN S.A., accederá a solicitudes de contratistas, ni lo propondrá o facilitará a los mismos, hacer pagos que incumplan los principios y procedimientos.
4.3 Gastos de entretenimiento, alimentación, hospedaje y viaje.
  • 4.3.1 ESPUMAS MEDELLÍN S.A., ha establecido normas para controlar los gastos de viaje, como: tiquetes aéreos, transporte, hospedaje, alimentación, etc., de aquellos colaboradores que requieran desplazarse por razones laborales fuera de la ciudad o país, el cual se encuentra dispuesto y documentado por el área de la Gerencia Financiera en su Política GF.PO.02 Política Central de Viajes.
4.4 Donaciones y contribuciones políticas
  • 4.4.1 ESPUMAS MEDELLÍN S.A., no realiza donaciones ni patrocinios, ya sea a título personal o en nombre de la compañía para obtener o retener un negocio o ganar una ventaja o beneficio indebido para la empresa.
  • 4.4.2 Cualquier contribución que ESPUMAS MEDELLÍN S.A., lleve a cabo debe estar permitida bajo la legislación aplicable, hecha hacia una comunidad u organización de buena fe y de acuerdo con los lineamientos establecidos en la Política de Donativos.
  • 4.4.3 Se debe llevar a cabo una revisión a detalle, a través del área Jurídica de ESPUMAS MEDELLÍN S.A. , para confirmar que la donación cumple con las leyes y los criterios establecidos para el otorgamiento de donativos y no beneficia, directa o indirectamente a un Funcionario Público.
  • 4.4.4 Las contribuciones políticas que se realizan no deben ser hechas a cambio de obtener una Ventaja o Beneficio Indebido y deben realizarse conforme a los requisitos establecidos por las normas vigentes, así como con los procedimientos internos establecidos.
4.5 Registros contables

ESPUMAS MEDELLÍN S.A., mantienen un sistema de control y procedimientos de registro contable y administrativo, para prevenir y detectar pagos ilícitos o de naturaleza corrupta. Todos los pagos son registrados de manera íntegra, correcta y oportuna.

4.6 Política de conflicto de intereses

La política debe ser aplicada por todos los colaboradores, independientemente del cargo que ostenten dentro de ESPUMAS MEDELLÍN S.A., Siempre deberá comunicarse y cumplirse con los lineamientos establecidos para el manejo de las situaciones relativas al conflicto de intereses.

4.6.1 Conductas relacionadas con la política de conflicto de interés
  • 4.6.1.1 Todos los colaboradores de ESPUMAS MEDELLÍN S.A., deben notificar la existencia o no de conflictos de interés y tendrán que actualizar la información cada vez que existan cambios, situaciones de conflictos de interés o previo al inicio de nuevas asignaciones laborales.
  • 4.6.1.2 Los colaboradores deben informar la existencia de un conflicto de interés o un posible conflicto de interés, siguiendo el conducto regular de las líneas de reporte. En el evento de los administradores, deberán informarlo directamente a la Asamblea General de Accionistas.
  • 4.6.1.3 Tanto la notificación de un conflicto de interés, como su respuesta deberá registrarse siempre por escrito, especificando la naturaleza de los intereses que puedan afectar la vinculación con la organización.
  • 4.6.1.4 Las decisiones sobre un conflicto de interés serán siempre prerrogativa de la organización y nunca del colaborador. Es la compañía la que decide la actuación que se llevará a cabo respecto de la existencia de un conflicto de interés. Nunca será prerrogativa del colaborador.
  • 4.6.1.5 No se permite a ningún colaborador hacer uso de la información de la organización para fines distintos a la que fue emitida, no se permite su divulgación a terceros, salvo que existan acuerdos de confidencialidad con dicho tercero y su uso se encuentre dentro del giro ordinario de los negocios. Esto aplica durante la vinculación con la compañía, como posterior a su retiro.
  • 4.6.1.6 Todos los colaboradores deberán informar si llegan a tener conocimiento sobre posibles conflictos de interés.
  • 4.6.1.7 Todo acontecimiento en cara al conflicto de interés debe llevarse a cabo confirme a lo establecido en el documento CU.PO.05 Política de conflicto de interés.
5. SEGUIMIENTO Y MEJORA CONTINUA

El Programa será evaluado anualmente mediante indicadores de gestión, revisiones internas y reportes periódicos a la Alta Dirección. Se documentarán las lecciones aprendidas y se incorporarán mejoras continuas al sistema.

5.1 INTEGRACIÓN CON OTRAS POLÍTICAS

Se articula con el Código de Ética, Código de Buen Gobierno, la Política de Donaciones, la Política Anticorrupción y Antisoborno y la Política de Conflictos de Interés, garantizando coherencia entre los diferentes sistemas de cumplimiento.

5.2 SANCIONES Y CONSECUENCIAS

El incumplimiento de esta política podrá acarrear sanciones disciplinarias conforme al reglamento interno de trabajo, además de las acciones legales o contractuales que correspondan según la gravedad de la falta.

5.3 DIVULGACIÓN Y CAPACITACIÓN

ESPUMAS MEDELLÍN S.A. realizará capacitaciones sobre ética, transparencia y cumplimiento a todos los colaboradores y terceros vinculados. Estas sesiones serán registradas y evaluadas para medir su eficacia.

5.4 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de datos personales recolectados en el marco del PTEE se realizará conforme a la Política de Protección de Datos Personales de ESPUMAS MEDELLÍN S.A ., garantizando la confidencialidad, seguridad y uso adecuado de la información. Para ello se dispone de una Política que define todos los procedimientos necesarios para su adecuado cumplimiento.

5 ENTRADA EN VIGOR

La presente Política entra en vigor a partir de la fecha de su publicación.

Políticas de prevención LA/FT/FPADM
PRINCIPIOS RECTORES DEL SAGRILAFT

ESPUMAS MEDELLÍN S.A. orienta su gestión bajo los principios de integridad, transparencia, debida diligencia, autocontrol, mejora continua y confidencialidad. Estos principios guían el actuar de todos los colaboradores y terceros, fortaleciendo la cultura de cumplimiento frente al riesgo de LA/FT/FPADM.

1. OBJETIVOS

Establecer los lineamientos que permitan implementar y ejecutar de manera integral los elementos y las etapas del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, con el fin de prevenir y controlar la posibilidad de introducción de recursos provenientes del LA/FT/FPADM, en el desarrollo normal del objeto social de la empresa ESPUMAS MEDELLÍN S.A.

2. DEFINICIONES
  • LA/FT/FPADM: Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.
  • Contrapartes: Clientes, proveedores, empleados, accionistas, miembros de junta o cualquier tercero con el que se establezca relación contractual.
  • Operación Inusual: Transacción que, por su monto, características o frecuencia, no corresponde al perfil económico o actividad declarada.
  • Operación Sospechosa: Aquella que no tiene justificación legal o económica aparente, esta debe ser reportada a la UIAF por el Oficial de Cumplimiento.
3. ALCANCE

ESPUMAS MEDELLÍN S.A . orienta su gestión bajo los principios de integridad, transparencia, debida diligencia, autocontrol, mejora continua y confidencialidad. Estos principios guían el actuar de todos los colaboradores y terceros, fortaleciendo la cultura de cumplimiento frente al riesgo de LA/FT/FPADM.

ESPUMAS MEDELLÍN S.A. , es consciente de la necesidad de generar una verdadera cultura, respaldada con una infraestructura para el control frente al riesgo de ser usada para el lavado de activos y/o financiación del terrorismo. Por tal motivo y continuando con la permanente labor de prevención, la organización ha mantenido el propósito de no ser utilizada para darle apariencia de legalidad a recursos provenientes de actividades delictivas o para la canalización de recursos con objetivos terroristas, por lo c ual ha estructurado el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT), como parte de la cultura organizacional. Este sistema está basado en unas etapas, elementos e instrumentos difundidos a través de políticas y procedimientos, todos ellos orientados a la prevención, detección y reporte de operaciones sospechosas relacionadas con estos delitos.

4. RESPONSABILIDAD EN EL PROCESO.

Cargo Responsabilidades principales Oficial de Cumplimiento

  • Dirigir la implementación, monitoreo y mejora del SAGRILAFT.
  • Coordinar capacitaciones.
  • Realizar reportes a la UIAF.
  • Presentar informes periódicos a la Alta Dirección. Alta Dirección
  • Asegurar recursos y apoyo institucional al SAGRILAFT, liderando con el ejemplo ético. Colaboradores
  • Cumplir los procedimientos, participar en las capacitaciones y reportar de inmediato operaciones inusuales o sospechosas
5. ETAPAS DEL SISTEMA SAGRILAFT

ESPUMAS MEDELLÍN S.A . desarrolla su Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de LA/FT/FPADM con base en las siguientes etapas:

1.Identificación de riesgos.

  • 2. Medición o evaluación del nivel de exposición.
  • 3. Control a través de políticas, procedimientos y herramientas de mitigación.
  • 4. Monitoreo permanente y mejora continua.
6. POLÍTICAS DE PREVENCIÓN LA/FT/FPADM

Para la prevención, detección y monitoreo de los riesgos de LA/FT/FPADM, ESPUMAS MEDELLÍN S.A., adoptará las siguientes políticas:

  • 6.1 ESPUMAS MEDELLÍN S.A., antepone el cumplimiento de las normas en materia de prevención de LA/FT/FPADM al logro de las metas comerciales.
  • 6.2 ESPUMAS MEDELLÍN S.A ., impulsará al interior de la compañía una cultura de prevención y conocimiento del cliente, proveedor y empleado a través de capacitaciones y cualquier otro medio disponible.
  • 6.3 ESPUMAS MEDELLÍN S.A. , no tendrá vínculos contractuales con ninguna persona natural o jurídica que se encuentre vinculada o relacionada con actividades de lavado de activos y/o financiación del terrorismo a nivel nacional o mundial.
  • 6.4 Uno de los principales mecanismos para controlar y prevenir la realización de operaciones de lavado de activos a través de la organización, será el adecuado conocimiento de las contrapartes (empleados, clientes, proveedores, entre otros.) desde el momento mismo en el que una persona natural o jurídica inicia el vínculo con la compañía.
  • 6.5 La prevención, detección y monitoreo del LA/FT/FPADM abarca todas las operaciones relacionadas con el negocio desarrollado por ESPUMAS MEDELLÍN S.A.
  • 6.6 Es deber de la organización, sus órganos de dirección, de control, de línea y de apoyo, asegurar el cumplimiento de las normas encaminadas a prevenir y detectar el LA/FT/FPADM, con el propósito de cumplir la ley y de proteger la imagen y la reputación de ESPUMAS MEDELLÍN S.A.
  • 6.7 En el evento en que ESPUMAS MEDELLÍN S.A., a través de sus administradores y empleados, determinare razonablemente que los dineros que van a ingresar de alguna persona natural o jurídica con la que se mantenga una relación, y/o una operación o servicio solicitado, son el producto o tengan como fi nalidad financiar o soportar actividades ilícitas, se abstendrá de realizar la operación solicitada, según sea el caso, y la reportará a las autoridades competentes.
  • 6.8 La información suministrada por los clientes, proveedores y empleados deberá ser actualizada mínimo una vez al año, con el propósito de conocer los posibles cambios en su actividad y en su información financiera.
  • 6.9 Se debe evitar negocios o relaciones comerciales con proveedores o clientes (personas naturales o jurídicas) que tengan negocios cuya naturaleza dificulte la verificación de la transparencia de la actividad, procedencia de los recursos o que se rehúsen a f acilitar la información y la documentación requerida.
  • 6.10 Los funcionarios de ESPUMAS MEDELLÍN S.A., conocen, aplican y cumplen lo previsto en el presente manual, so pena de generar las sanciones respectivas de tipo penal y/o administrativo.
7. TIPOLOGÍAS Y SEÑALES DE ALERTA

Se considerarán señales de alerta, las siguientes:

  • Transacciones en efectivo inusuales o sin justificación aparente.
  • Pagos de terceros no relacionados con la operación.
  • Cambios frecuentes en la estructura accionaria o beneficiarios finales sin causa económica clara.
  • Actividades que no coinciden con el perfil económico o financiero del cliente o proveedor.
  • 7.1 ESPUMAS MEDELLÍN S.A ., guarda estricta reserva sobre toda la información reportada a los entes de control y a la UIAF.
7.11.1 MECANISMOS DE REPORTE INTERNO

Todo colaborador que detecte una operación inusual o sospechosa deberá reportarla de inmediato al Oficial de Cumplimiento mediante los canales establecidos. El Oficial evaluará la información y si corresponde, realizará el reporte a la UIAF, asegurando confidencialidad y trazabilidad.

  • 7.2 El Representante Legal, el Oficial de Cumplimiento y demás funcionarios de ESPUMAS MEDELLÍN S.A., estarán atentos permanentemente de las obligaciones y responsabilidades que les sean aplicables en lo referente a la aplicación del SAGRILAFT.
7.2.1 CAPACITACIÓN Y CULTURA ORGANIZACIONAL

ESPUMAS MEDELLÍN S.A. desarrollará programas anuales de capacitación sobre la prevención del LA/FT/FPADM, dirigidos a todos los colaboradores y contrapartes estratégicas. Estas capacitaciones serán registradas y evaluadas para medir su efectividad.

  • 7.3 Los conflictos de interés que puedan presentarse en el desarrollo del objeto social del ESPUMAS MEDELLÍN S.A. se tratarán de acuerdo con lo establecido en el presente manual, con miras a dar transparencia en las actuaciones de la Empresa.
  • 7.4 La Sociedad debe adecuar a los nuevos productos o servicios los controles en temas de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo antes de ofrecerlos al público.
7.4.1 PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN Y PRIVACIDAD

Toda la información recopilada en el marco del SAGRILAFT será tratada conforme a la Política de Protección de Datos Personales de ESPUMAS MEDELLÍN S.A., garantizando su uso exclusivo para fines de prevención y control del riesgo de LA/FT/FPADM.

7.4.2 REGISTRO Y CONSERVACIÓN DE INFORMACIÓN

La Compañía conservará los soportes de identificación, evaluación y monitoreo de contrapartes por un período mínimo de cinco (5) años, conforme a la normatividad vigente.

  • 7.5 ESPUMAS MEDELLÍN S.A., tiene el compromiso de colaborar activamente con las autoridades competentes en relación con la prevención y control del lavado de dinero y la financiación del terrorismo, dando oportuna respuesta a sus requerimientos, suministrándoles toda la información que considere pertinente y dando cumplimiento a las disposiciones legales y normativas correspondientes.
8. ENTRADA EN VIGOR

La presente Política de prevención LA/FT/FPADM entra vigencia a partir de la fecha de su publicación.

Política anticorrupción y antisoborno
1. DESCRIPCIÓN GENERAL

ESPUMAS MEDELLÍN S.A. y sus filiales realizan sus negocios de manera honesta y ética , cumpliendo con lo dispuesto en la Ley 1778 de 2016 “Ley Anticorrupción o Ley Antisoborno” y la Ley 2195 de 2022 “Ley de Transparencia, Prevención y Lucha contra la Corrupción”. Es por esto que, La Compañía tiene un enfoque de tolerancia cero ante el Soborno, la Corrupción y otras conductas ilícitas relacionadas y se compromete a actuar de manera profesional, justa e íntegra en todas sus relaciones comerciales y tratos, evitando cualquier acto que pueda afectar negativamente la integridad y reputación de la empresa.

2. PRINCIPIOS RECTORES

ESPUMAS MEDELLÍN S.A. fundamenta esta política en los principios de integridad, transparencia, rendición de cuentas, imparcialidad, legalidad y mejora continua, los cuales orientan todas las actuaciones y decisiones empresariales frente a la prevención del soborno y la corrupción.

3. OBJETIVO

Establecer los parámetros de actuación y lineamiento para prevención de corrupción y soborno con el fin de minimizar que se materialice el riesgo en los trabajadores de la empresa ESPUMAS MEDELLÍN S.A.

4. ALCANCE

La presente política abarca todos los procesos y actividad de la empresa ESPUMAS MEDELLÍN S.A.

5. ROLES Y RESPONSABILIDADES

Cargo Responsabilidades principales Alta Dirección

  • Garantizar los recursos, apoyo institucional y ejemplo ético en la implementación de esta política.

Oficial de Cumplimiento

  • Supervisar el cumplimiento de la política, evaluar riesgos, liderar capacitaciones y emitir reportes periódicos Colaboradores
  • Cumplir la política y reportar cualquier indicio o acto de corrupción o soborno.

Cargo Responsabilidades principales Proveedores y Contratistas:

  • Aceptar los lineamientos éticos y de cumplimiento establecidos por ESPUMAS MEDELLÍN S.A.
6. DEFINICIONES
  • Corrupción: Definido por transparencia internacional como el “mal uso del poder encaminado para obtener beneficios privados”. Incluye cualquier actividad deshonesta en la que un Empleados, Administradores, Accionistas y Directivos o Proveedor actúa de forma contraria a los intereses de la entidad y abusa de su posición de confianza para alcanzar alguna ganancia personal o ventaja para sí mismo o para un tercero. También involucra conductas corruptas de la entidad, o de una persona que pretenda actuar en su nombre, con el fin de asegurar una ventaja directa o indirecta inapropiada para la entidad.
  • Soborno: Entendido como el acto de pagar a otro individuo una comisión secreta e incluye el acto de ofrecer, prometer o conceder una ventaja económica o de otro tipo por parte de los Empleados, Administradores, Accionistas, Directores o las Personas Asociadas a la empresa con la intención de inducir a la ejecución impropia de un negocio, particularmente cuando dicho ofrecimiento, promesa o pago se considera deshonesto, ilegal o un abuso de confianza, en beneficio de la empresa o de un tercero (soborno activo); y el acto de solicitar, acordar, recibir o aceptar un beneficio económico o de o tra índole, por parte de un Empleado, Administrador, Accionista, Director o Persona, con la intención de realizar una función o actividad inapropiada y que implique un acto deshonesto, ilegal o un abuso de confianza (soborno pasivo).
  • Regalos: Significa cualquier tipo de artículo, servicio, beneficio, favor, propina, viaje o entretenimiento e incluye artículos de cualquier valor, a menos que dichos artículos estén específicamente excluidos en esta Política.
  • Beneficios a terceros: Son las prestaciones que se hacen en favor de personas que no son parte de un contrato.
7. DESARROLLO DEL CONTENIDO
7.1 ENTREGA Y OFRECIMIENTO DE REGALOS O BENEFICIOS A TERCEROS .
  • 5.1.1 ESPUMAS MEDELLÍN S.A. , considera la entrega y el ofrecimiento de regalos y/o beneficios a terceros como una fuente de riesgo alta en materia de actos de corrupción o soborno.
  • 5.1.2 Por lo anterior, aplicará los controles que sean necesarios para asegurar que directa o indirectamente no se reciban, den, paguen, ofrezcan, prometan o autoricen a nombre de la compañía, o a título personal, dinero, regalos, condiciones ventajosas, salarios, viajes, comisiones o cualquier otra cosa de valor para obtener alguna ventaja o beneficio indebido de cualquier tipo.
  • 5.1.3 Todos los regalos, atenciones, viajes o entretenimiento deben cumplir con la política establecida para tal efecto.
  • 5.1.4 El Representante Legal, el Oficial de cumplimiento principal y/o suplente, y demás colaboradores directivos de ESPUMAS MEDELLÍN S.A., estarán atentos permanentemente a los controles que aseguren que la entrega y el ofrecimiento de regalos y/o beneficios a terceros no se reciban para obtener alguna ventaja o beneficio indebido de cualquier tipo en materia de actos de corrupción o soborno.
7.2 PREVENCIÓN DE CORRUPCIÓN Y SOBORNO

Se debe tener en cuenta las siguientes conductas que generen confianza y evite la interpretación de actos de corrupción y soborno:

  • No se realiza compromisos u ofrecimientos, directamente ni a través de intermediarios, ningún tipo de favor con el fin de obtener de cualquier persona o Autoridad, un negocio, autorización o cualquier otro tipo de ventaja.
  • No aceptamos ningún tipo de favor que nos ofrezca un tercero con el fin de obtener algún trato preferencial.
  • No realizamos ninguna actividad que pueda entenderse que está encaminada al pago o a la recepción de sobornos o prácticas de corrupción.
  • No participamos, ni promovemos ni financiamos grupos armados ilegales y propendemos siempre por el respeto de los derechos humanos.
  • No participamos ni promovemos ningún tipo de actividad que pueda implicar lavado de activos o financiación de terrorismo.
  • No se mantiene vínculos activos con Empleados, Administradores, Directores, Proveedores o Terceros Asociados que hayan sido condenadas por actividades delictivas relacionadas con Soborno o Corrupción.
  • La empresa puede retractarse o prescindir de negocios en el cual se compruebe la existencia de actos de corrupción y soborno.
6.3 CONTROL DE DONACIONES, PATROCINIOS Y PAGOS

Toda donación, patrocinio o contribución deberá pasar al área de cumplimiento, documentarse adecuadamente y conservar sus soportes, asegurando la trazabilidad y transparencia de los recursos entregados.

Respecto al manejo de obsequios y regalos, en el manejo de las funciones asignadas, se aceptan invitaciones o atenciones de terceros, siempre y cuando se presenten bajo las siguientes condiciones:

  • No sea excusa para obtener ventajas u ocultar alguna actividad a favor de un proveedor, cliente, trabajador o autoridad.
  • En ningún caso, se aceptarán regalos en dinero efectivo o sus equivalentes, cualquiera que sea su valor. Cuando la atención ofrecida consista en un viaje, sea dentro o fuera de nuestro lugar de residencia, se solicita autorización expresa y por escrito a la gerencia del área correspondiente.

Respecto al conflicto de intereses se describe en la política CU.PO.05 política de conflicto de interés las disposiciones sobre los principios orientadores, basados en la buena fe, honestidad, imparcialidad, transparencia, reserva, utilización adecuada de la información, lealtad, profesionalismo y cumplimiento.

8. CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN

ESPUMAS MEDELLÍN S.A . implementará programas anuales de capacitación en materia anticorrupción y antisoborno dirigidos a sus empleados, contratistas y socios estratégicos. Estas actividades buscan fortalecer la cultura de cumplimiento y se registrarán como evidencia documental.

9. REPORTE DE NOVEDADES

Al identificar actos de soborno o corrupción el trabajador deberá notificar al Oficial de Cumplimiento principal y/o suplente, y Gestión Humana para que el caso sea tramitado por el abogado empresarial, independientemente de su cuantía o del personal involucrado, garantizando confidencialidad, objetividad, respeto y transparencia. Ningún funcionario sufrirá consecuencias negativas por prevenir, rechazar o denunciar un acto de esta nat uraleza salvo que se demuestre su participación o predisposición a que se materialice el evento.

Para el reporte de situaciones sospechosas ESPUMAS MEDELLÍN S.A., cuenta con canales de denuncia o reportes denominado Línea Ética (numeral 5.3.1 de la presente política), el cual es de acceso para empleados, clientes, proveedores, socios y/o accionistas. Su objetivo principal es recibir denuncias sobre cualquier tipo de irregularidad o practica indebida en contra del Código de Ética, las Políticas Corporativas y las leyes nacionales e internacionales. ESPUMAS MEDELLÍN S.A., asegura el anonimato, la confidencialidad y la protección de los denunciantes ante posibles represalias o acoso laboral, por lo que los casos denunciados se trataran con el debido cuidado y con la seguridad necesaria.

8.1 CANALES DE DENUNCIA:

Correo electrónico: etica.transparencia@espumasmedellin.com.co Línea Celular: 3102394960 Formato totalmente anónimo para ESPUMAS MEDELLIN: https://form.jotform.com/251184918519061 Recomendaciones generales para realizar una denuncia efectiva:

  • Redacte detalladamente la denuncia (fecha, hora, lugar, nombres), de ser posible adjuntar evidencia (fotografías, documentación).
  • No denunciar hechos o involucrar personas con actos no justificados ni argumentados.
  • El denunciante debe ser responsable en el manejo del canal de denuncias y respetuoso en la manera de generar las comunicaciones.
8.2 REPORTE DE DENUNCIAS DE SOBORNO TRANSNACIONAL A LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Y DE ACTOS DE CORRUPCIÓN A LA SECRETARÍA DE TRANSPARENCIA

La Superintendencia de Sociedades dispone de canales de denuncia para que cualquier compañía o persona pueda denunciar soborno transnacional a través del siguiente enlace: https://www.supersociedades.gov.co/delegatura_aec/Paginas/Canal -de -Denuncias - Soborno -Internacional.aspx Asimismo, se podrá denunciar ante la secretaria de Transparencia de la Presidencia de la Republica cualquier acto de corrupción en el siguiente enlace: http://www.secretariatransparencia.gov.co/observatorioanticorrupcion/portalant icorrupcion

10. MONITOREO Y MEJORA CONTINUA

El Oficial de Cumplimiento evaluará anualmente la efectividad de esta política, propondrá ajustes y presentará informes a la Alta Dirección sobre los resultados y acciones implementadas. Se promoverá la mejora continua del sistema anticorrupción y antisobo rno.

11. PROTECCIÓN DEL DENUNCIANTE

ESPUMAS MEDELLÍN S.A . garantiza la protección y no represalia contra las personas que, de buena fe, reporten o colaboren en la investigación de presuntos actos de soborno o corrupción. Se promoverá la confianza y el uso responsable de los canales de denuncia.

12. INTEGRACIÓN CON OTRAS POLÍTICAS

Esta política se articula con el Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), la Política de Conflictos de Interés, la Política de Prevención LA/FT/FPADM y el Código de Ética, fortaleciendo una gestión integral del cumplimiento corporativo.

13. DOCUMENTACIÓN Y CONSERVACIÓN DE REGISTROS

ESPUMAS MEDELLÍN S.A. conservará los registros de capacitaciones, reportes, evaluaciones de riesgo y denuncias por un período mínimo de cinco (5) años, garantizando su confidencialidad y disponibilidad ante las autoridades competentes.

14. CUMPLIMIENTO Y SANCIONES:

El incumplimiento será considerado una falta grave sujeto a medidas disciplinarias que pueden incluir advertencias, suspensiones o terminación del contrato laboral. C uando sea procedente, se dará conocimiento a las autoridades competentes, toda conducta que contraríe lo previsto en el programa, a su vez, se emprenderá y acompañará las acciones judiciales que sean pertinentes.